В кадровой практике не редко возникает ситуация, когда нельзя установить строгие нормы рабочих часов (ежедневные или еженедельные). Это часто встречается в сезонных производствах.  Возникает вопрос, как быть в данном случае, если работодателю нужно считать (учитывать) отработанные часты сотрудника.  Для таких работников применяется т.н. «суммированный учет рабочего времени».

Необходимо различать два понятия «суммированный учет» и «режим рабочего времени»:

• «Суммированный учет» относится к способу ведения учета рабочего времени, в соответствии с нормами статей 91-92 ТК РФ, которые обязывают вести учет фактически отработанного рабочего времени.
• «Режим рабочего времени» регулируется ст. 100 ТК РФ, в соответствии с которой перечисляются сведения, которые работодатель должен прописывать в правилах внутреннего трудового распорядка (продолжительность  рабочей недели и ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов и т.п.).

Трудовые часы за отчетные периоды (неделя, декада, месяц, квартал) могут распределяться по-разному. Но общее количество часов за год не должно превышать нормативное значение, в соответствии с законодательством.
Подробнее о «табеле» и «графике работы».

Суммированный учет рабочего времени (СУРВ)

Суммированный учет рабочего времени применяется в следующих случаях:

• Нестандартный режим рабочего времени
• Гибкий режим рабочего времени
• Скользящее предоставление выходных дней
• Все случаи, когда нет возможности спланировать рабочую неделю в соответствии с нормами ТК РФ.

Напомним, что в соответствии с ст.91-92 ТК РФ, рабочая неделя включает максимальное количество часов для разных групп сотрудников, например:

• 24 часа – для молодежи до 16 лет
• 35 часов – для инвалидов
• 36 часов – для педагогов и вредного производства
• 39 часов – для медицинских работников
• 40 часов – стандартная продолжительность.

В случае «суммированного учета» недоработка в одном периоде компенсируется переработкой в другом отчетном периоде. В итоге, общее количество часов будет соответствовать нормативам. Другими словами, суть суммированного учета рабочего времени заключается в выборе учетного периода, по итогам которого продолжительность рабочего времени не превысила требуемое законом количество рабочих часов.

Например, как рассчитать продолжительность рабочего времени у сотрудника со сменной работой «сутки через трое»? В данном случае нужно исходить из нормы: продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю. Организация устанавливает свой учетный период, внутри которого все рабочие часы распределяются как необходимо работодателю, главное — по итогам данного учетного периода не превысить норму по часам.

Как правильно перейти на суммированный учёт рабочего времени

Суммированный учет может вводиться как для отдельных видов деятельности, так и для всей организации. Для перехода с нормального режима работы на суммированный необходимо изменить следующие документы:

• Коллективный договор. В нём устанавливаются учётный период для «вредников», если он превышает три месяца; графики сменности по ст. 103 ТК РФ; система оплаты труда. Изменения и дополнения в колдоговор вносятся вносятся в соответствии со ст. 44 ТК РФ. Без участия профсоюза скорректировать колдоговор не получится.
• Правила внутреннего трудового распорядка. Порядок введения суммированного учёта устанавливается в ПВТР по ст. 104 ТК РФ. Например, можно сразу установить, что он действует для всех работников. Или прописать, что суммированный учёт для отдельных категорий сотрудников вводится приказом директора, с соблюдением сроков уведомления работников по ст. 74 ТК РФ. Можно прописать все нюансы в ПВТР или выпустить отдельное положение о суммированном учёте, а в ПВТР дать ссылку на него. Дополнения в ПВТР вносятся с учётом мотивированного мнения профсоюза по ст. 372 ТК РФ.
• Трудовые договоры. Если у работников меняются условия оплаты и режим рабочего времени, это обязательно нужно отразить в трудовом договоре по ст. 57 ТК РФ. Работодатель должен предупредить сотрудников за два месяца до заключения дополнительного соглашения к нему в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

Нельзя ввести суммированный учет простым приказом руководителя организации. Прежде всего требуется изменить локально-нормативные акты и трудовые договоры, составить график сменности и обязательно ознакомить с ним работников под роспись.

График суммированного учета рабочего времени

При сменном учете работодатель должен вести «график работы».  Данный документ можно формировать как для всей организации, для и для отдельных подразделений (групп сотрудников) или одного сотрудника.

Формирование графика работы относится к сложной процедуре, которая требует от кадрового сотрудника учесть следующие важные моменты:

• Чередование рабочих смен выходных дней. При сменной работе за отчетный год может накопиться количество часов, превышающее годовую норму. В таком случае можно ввести минимальную недоработку или вносить корректировки по дополнительным выходным дням. Чтобы была возможность изменений графика, работодателю не стоит прописывать строгие требования по периодичности смен и выходных дней в нормативных актах организации.
• Ответственность за нарушение часовых норм. Если график работ включает переработки свыше установленных норм, то это могут посчитать нарушением при инспекционной проверке.  Поэтому рекомендуется запланировать в графике работ «минимальную недоработку», так как это менее критично, чем переработка.
• Обязательное ознакомление работника с графиком работы.  Работодатель обязан знакомить сотрудника с графиком работы не позднее 30 дней после введения графика. Этого требует ст. 103 ТК РФ.  Но на практике зачастую возникает необходимость периодической корректировки принятого ранее графика. А так как работник уже ознакомился под роспись с графиком, то внести изменения можно будет только через 30 дней. Нарушение данного требования могут быть признаны как отклонение от режима работы с соответствующими последствиями для работодателя.  В таком случае рекомендуется составить предварительный годовой график учета СУРВ, но знакомить сотрудника с ним (под роспись) месячными периодами. Работник будет подписывать ежемесячный график, а работодатель получит возможность оперативного внесения изменений в график работы.

Рекомендации по формированию графика сменности при суммированном учете:

• Не обязательно соблюдать производственной календарь строго по часам. Например, на практике может возникнуть ситуация, когда не получиться учесть отработку ровно 143 часа в феврале 2023 года.
• Если количество смен в учётном периоде получается дробным, округляйте в меньшую сторону. Не стоит заранее учитывать переработки – сверхурочную работу нельзя спланировать. Трудовая инспекция при проверке примет это за нарушение трудового законодательства. Лучше запланировать минимальные недоработки и затем оплатить их по среднему заработку. Это будет дешевле, чем штраф за нарушение трудового законодательства.
• Не планируйте выход одного работника в течение двух смен подряд. Это запрещено ст. 103 ТК РФ.
• Сокращайте продолжительность ночных смен на час в соответствии ст. 96 ТК РФ.
• Уменьшайте норму рабочего времени на час работы в предпраздничные дни. Если сократить смену нельзя, переработку придется компенсировать дополнительным временем отдыха или оплатить как сверхурочную работу (см. ст. 95 ТК РФ).
• Необходимо планировать перерывы по ст. 108 ТК РФ и ст. 109 ТК РФ, еженедельный непрерывный отдых не менее 42 часов по ст. 110 ТК РФ.
• Учитывайте максимальную разрешённую продолжительность рабочего дня или смены для отдельных категорий работников, например, водителей.
• Нерабочие праздничные дни считайте выходными днями. Привлечь работника на смену можно только с соблюдением ст. 113 ТК РФ.
• Отпуск при суммированном учёте планируйте по тем же правилам, что и для нормальной продолжительности рабочего времени – не менее 28 календарных дней в год.
• Ознакомьте работника с графиком сменности не менее чем за месяц до его ввода в действие; при работе вахтовым методом – не менее чем за два месяца.

Учёт фактически отработанного времени ведут по часам, не включая обеденные перерывы. Работодатель сам решает, какую форму табеля он будет для этого применять – Т-12 или Т-13.
Подробнее о «табеле» и «графике работы».

Оплата и сверхурочные при суммированном учете рабочего времени (СУРВ)

На практике, для оплаты труда при суммированной учете, наиболее распространенным способом является «оплата за фактически отработанное время» по одному из трех вариантов:

• Почасовая тарифная ставка. Ежемесячная оплата рассчитывается по общему количеству отработанных часов в месяц.
• Должностной оклад. Выплачивается фиксированный оклад, при условии отработки всех смен в течении месяца.
• Сдельная оплата труда. Месячное вознаграждение рассчитывается в зависимости от количества произведенной продукции или оказанных услуг работником.